Datenschutzerklärung

• Beratungsflow läuft auf Servern in Deutschland (Hoster: Hetzner Online GmbH). Dort liegen dein Konto und Programmdaten wie Vorlagen und Einstellungen.
• Deine Kundendaten liegen in deinem eigenen Ordner, den du verknüpfst – im OneDrive deines Unternehmensportals oder lokal auf deinem Gerät. Beratungsflow zeigt sie an und behält sie nur kurz im Zwischenspeicher; auf unseren Servern liegen keine Kundendaten. Dabei handelt der Anbieter nur in deinem Auftrag (siehe Auftragsverarbeitung).
• Sensible Angaben wie IBAN, Steuer-ID, Telefonnummern oder E-Mail-Adressen nimmt Beratungsflow nicht an; Reste werden regelmäßig bereinigt.
• KI-Anbieter (Anthropic, OpenAI, Google) erhalten Daten nur, wenn du eine KI-Funktion nutzt – Flow oder „Flow fragen“ über das KI-Kontingent mit dem Schlüssel des Anbieters, mit deinem eigenen API-Schlüssel oder über einen Connector. Gib dort keine sensiblen Angaben und keine Kundendaten ein.
• Für Daten deiner Kunden, Interessenten und Partner bist du verantwortlich (siehe Daten Dritter).
• Kein Tracking, keine Werbung, kein Profiling, keine Weitergabe und kein Verkauf von Daten zu Werbezwecken. Es gibt nur technisch notwendige Cookies.

Verantwortlich für die Verarbeitung auf den Servern und den öffentlichen Seiten von Beratungsflow ist:

Levi Fritz
Tilsiterweg 9
72285 Pfalzgrafenweiler
Deutschland
E-Mail: Organisation.levi@gmail.com
Telefon: 0152 23325069

Für die Kundendaten in deinem verknüpften Ordner bist du selbst verantwortlich; der Anbieter verarbeitet sie nur in deinem Auftrag (siehe „Kundendaten und andere Daten Dritter“).

Beratungsflow läuft auf Servern in Deutschland. Deine Kundendaten speichert es nicht dort, sondern in deinem eigenen Ordner, den du in Beratungsflow verknüpfst.

Hoster: Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen. Die Server stehen in Deutschland; mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Zwischenspeicher im Browser-Betrieb: Im gehosteten Betrieb liest und schreibt Beratungsflow deinen Ordner über deinen Browser (Chrome oder Edge am Computer). Damit die Seiten schnell laden, hält der Server während deiner Sitzung ein Abbild der Ordnerinhalte nur im Arbeitsspeicher (RAM) – nie auf seiner Festplatte. Änderungen schreibt dein Browser direkt in deinen Ordner. Der Zwischenspeicher wird gelöscht, wenn du dich abmeldest oder den Ordner trennst, nach 30 Minuten ohne Aktivität, spätestens nach 8 Stunden und bei Fehlern der Verbindung.

Erkennung deines Ordners: Damit nur du deinen Ordner mit deinem Konto verbinden kannst, legt Beratungsflow darin einen Systemordner an. Dort stehen deine Konto-Kennung, deine E-Mail-Adresse und eine Prüfsumme; jeder Eintrag erhält zusätzlich eine Besitz-Kennung. Gehört ein Ordner zu einem anderen Konto, lässt er sich nicht verbinden.

Für dein Konto verarbeiten wir Name, dienstliche E-Mail-Adresse (Registrierung nur mit einer tecis-Adresse), Position bzw. Titel, VP-Nummer, freiwillig eine Anschrift für Dokumente, dein Passwort ausschließlich als Hash (scrypt mit individuellem Salz – das Passwort selbst wird nicht gespeichert), Rolle, Bestätigungsstatus sowie Zeitpunkte von Registrierung und Änderungen.

Zweck ist die Bereitstellung deines Kontos und der Funktionen, die Zuordnung deiner Daten und die Absicherung des Zugangs. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Nutzungsvertrag).

Bei der Registrierung und nach wesentlichen Änderungen speichern wir als Nachweis, wann du den Nutzungsbedingungen einschließlich der Auftragsverarbeitung zugestimmt und den Umgang mit Daten Dritter bestätigt hast, und in welcher Fassung (Zeitpunkt und Version). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO (Nachweis des Vertragsschlusses).

Diese Datenschutzerklärung ist eine Information nach Art. 13 und 14 DSGVO. Du musst ihr nicht zustimmen; eine Einwilligung holen wir nur dort ein, wo sie ausdrücklich genannt ist.

Beratungsflow setzt nur Cookies, die für den von dir gewünschten Dienst unbedingt erforderlich sind (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Eine Einwilligung und ein Cookie-Banner sind deshalb nicht nötig. Im Einzelnen:

Außerdem speichert dein Browser Einstellungen, die du selbst wählst, im lokalen Speicher, z. B. helle oder dunkle Darstellung, zuletzt geöffnete Reiter oder deine Bestzeit im Spiel. Diese Angaben bleiben auf deinem Gerät.

Beim Aufruf verarbeitet der Server technisch bedingt IP-Adresse, Zeitpunkt und aufgerufene Adresse, unter anderem um Fehlversuche zu begrenzen. Diese Angaben werden nur kurzzeitig für den laufenden Betrieb vorgehalten; Speicherdauer von Server-Protokollen im gehosteten Betrieb: [wird ergänzt]. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer Betrieb).

Wir setzen keine Analyse-, Tracking- oder Werbe-Cookies ein und laden beim Seitenaufruf keine Inhalte von Drittanbietern wie Schriften, Karten oder Videos nach.

Beratungsflow speichert und verarbeitet die Inhalte, die du in den Bereichen anlegst:

• Potenzialarbeit: Kontakte deines Netzwerks, z. B. Name, Wohnort, Beruf, Branche, Tags, Notizen, 30er-Liste, Prozess- und Veranstaltungsdaten, Wiedervorlagen.
• Zuversichtsberatung: Haushalte mit Einnahmen und Ausgaben, Verträgen, Vermögen, Zielen, Sparvorschlägen, Notizen und Anfragen an Partner; daraus erzeugte PDF- und Excel-Dateien.
• Vorlagen und Dokumente: hochgeladene Unterlagen und daraus erzeugte Dokumente (z. B. Anlagevorschlag, Zusammenfassungen).
• Aufgaben, Listen-Boards und Förderrechner: Aufgaben, Notizen, Fälligkeiten und Berechnungen.
• Flow (KI): Chats, Projekte, Dateien und Einstellungen sowie der Verbrauch deines KI-Kontingents.
• Pläne: gewählter Plan, Testzeitraum, Abrechnungstag, Rabatte und Vorschau-Rechnungen. Derzeit ist das eine Vorschau ohne Zahlung.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung deiner eigenen Inhalte: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für personenbezogene Daten Dritter, die du einträgst, bist du selbst verantwortlich (Abschnitt „Kundendaten und andere Daten Dritter“).

Du ordnest dich selbst deiner Führungskraft zu, über deren genaue E-Mail-Adresse. Dadurch sehen deine Führungskraft und die Ebenen darüber deinen Namen, deine Position und deine Struktur. In der Partner- und Teamansicht sehen sie außerdem deine Inhalte in der Potenzialarbeit einschließlich Kennzahlen, deine Haushalte in der Zuversichtsberatung (nur lesend) und Aufgaben, die sie dir zuweisen oder mit dir teilen.

Du selbst siehst deine Struktur ab dir nach unten und von oben nur den Namen deiner direkten Führungskraft. Du kannst dich jederzeit austragen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (die Teamfunktionen sind Teil der von dir gewählten Nutzung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Zusammenarbeit in der Vertriebsstruktur).

Für die Ranglisten (Rennen, Landung) speichern wir deine Bestzeiten mit Datum. Andere angemeldete Nutzer sehen deinen Anzeigenamen (Name aus deinem Profil, ohne Namen „Berater:in“ mit Kürzel – nie die E-Mail-Adresse), deine Zeit und das Datum. In einem gemeinsamen Rennen sehen die Teilnehmenden deinen Anzeigenamen, deine Spielerfarbe und deine Position im Rennen.

Einladungslinks enthalten einen zufälligen Raumcode, der nach kurzer Zeit ungültig wird; beitreten kann nur, wer angemeldet ist. Gewinnst du das Rabatt-Spiel, speichern wir Datum, Anzahl der Versuche und Zeit in deinem Profil.

Die Teilnahme an den Spielen ist freiwillig. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Rangliste der Zuversichtsberatung: Sie zeigt, wer seinen Kunden die meisten Einsparungen verschafft hat. Dafür speichern wir auf dem Server je Konto nur Zahlen ohne Kundennamen und ohne Haushaltsdaten: eine nicht rückführbare Kennung des Haushalts (damit er nicht doppelt zählt), die monatliche Ersparnis, das Mehrkapital (einschließlich umgesetzter einmaliger Ersparnisse, verzinst wie das Ziel des Haushalts) und das Datum – und nur für Haushalte, die du als fertig abgeschlossen hast. Öffnest du einen Haushalt wieder oder löschst ihn, entfällt sein Beitrag. Alle angemeldeten Nutzer sehen die besten 20 mit Anzeigenamen (wie oben, nie die E-Mail-Adresse), Summen und der Anzahl abgeschlossener Haushalte; deinen eigenen Platz siehst nur du. Damit Tippfehler die Rangliste nicht verzerren, zählen je Haushalt höchstens 2.000 € monatliche Ersparnis und 4 Mio. € Mehrkapital.

Zweck ist ein Vergleich, der unter Beraterinnen und Beratern motiviert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am Vergleich innerhalb der Plattform). Du kannst jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO, eine E-Mail genügt); dann nehmen wir deine Einträge heraus. Mit der Löschung deines Kontos werden sie gelöscht.

Beratungsflow erzeugt Nachrichten, z. B. Bestätigungs- und Passwort-Links, Hinweise aus Organigramm, Aufgaben und Plänen, Anfragen an Partner sowie Feedback. Ist ein Mailversand eingerichtet, gehen sie über den E-Mail-Dienstleister Sinch Mailjet SAS (Frankreich, Anschrift: [wird ergänzt]; Verarbeitung in der EU, Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO) an die Empfänger; im Postausgang vermerken wir dann nur Empfänger, Betreff und Zeitpunkt – den Inhalt nur, wenn der Versand scheitert, damit der Administrator ihn weitergeben kann. Ohne Mailversand werden die Nachrichten im Postausgang der Installation abgelegt, den ausschließlich der Administrator sieht.

Sendest du aus der Zuversichtsberatung eine Anfrage an einen Partner (z. B. eine Energie-Anfrage an einen Energievermittler), werden die von dir eingegebenen Kundendaten an diesen Partner übermittelt – nur auf deine Veranlassung. Im gehosteten Betrieb sieht der Anbieter als Administrator solche Anfragen und den Postausgang, um sie zuzustellen.

Feedback, das du über die Übersicht oder die Pläne-Seite sendest, erhält der Anbieter mit deinem Namen und deiner E-Mail-Adresse. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

KI-Kontingent für Flow: Zurzeit bekommt jedes registrierte Konto mit bestätigter E-Mail-Adresse einmalig ein Kontingent, mit dem du Flow und „Flow fragen“ ohne eigenen Schlüssel nutzen kannst. Deine Eingaben – Text, angehängte Dateien und Auszüge aus deinen Daten, die Flow für die Antwort liest (z. B. Aufgaben, Kontakte oder Haushalte) – werden dann über den Schlüssel des Anbieters von Beratungsflow an den KI-Anbieter übermittelt, den der Anbieter eingestellt hat: Anthropic (Anthropic PBC, USA; Vertragspartner für Kunden im EWR ist nach dessen Bedingungen Anthropic Ireland, Limited), OpenAI oder Google. Vertragspartner des KI-Anbieters ist dabei der Anbieter von Beratungsflow.

Zweck ist die Bereitstellung von Flow als Zusatzfunktion im Rahmen eines Pilotprojekts. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (von dir gewünschte Funktion). Soweit dabei Daten deiner Kunden verarbeitet werden, handeln wir in deinem Auftrag nach der Auftragsverarbeitung; der KI-Anbieter ist dann Unterauftragsverarbeiter.

Die Verarbeitung beim KI-Anbieter findet in der Regel in den USA statt. Die Übermittlung stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework, soweit der Anbieter danach zertifiziert ist (Angemessenheitsbeschluss, Art. 45 DSGVO), und im Übrigen auf EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) in den Vertragsbedingungen des Anbieters.

Gib in Flow keine sensiblen Angaben und keine Kundendaten ein. Die Sperre sensibler Daten (IBAN, Steuer-ID, Telefonnummern, E-Mail-Adressen) greift beim Speichern von Kundendaten in den Bereichen; sie ersetzt deine Sorgfalt bei Eingaben im Chat nicht.

Damit das Kontingent nicht überschritten wird, speichern wir je Konto die Verbrauchswerte (Startwert, Verbrauch, Aufladungen mit Datum), solange dein Konto besteht.

Eigener Schlüssel: Hinterlegst du in den Einstellungen einen eigenen API-Schlüssel, gehen Anfragen von Flow und den KI-Funktionen (z. B. Werte aus hochgeladenen Unterlagen auslesen) mit deinem Schlüssel an den gewählten Anbieter – dann ohne Kontingent. Übermittelt werden die Inhalte, die du in der jeweiligen Funktion abschickst: Text, Dateien und Auszüge aus deinen Daten.

Mit einem Connector (Claude, ChatGPT, Gemini) erlaubst du einer KI, im Rahmen deiner Rechte Daten aus Beratungsflow abzurufen und zu ändern. Die Verbindung entsteht nur durch dein aktives Erlauben mit Anmeldung und Bestätigung des Datenschutz-Hinweises. Gespeichert werden App-Name, Rücksprungadresse, Zeitpunkte, die Bestätigung des Hinweises und die Zugangs-Tokens nur als Hash; Verbindungsereignisse (z. B. erlaubt, verbunden, getrennt – mit Zeitpunkt, App und deiner E-Mail-Adresse) werden ohne Tokens protokolliert und nach 90 Tagen gelöscht. Unter Einstellungen › Connector kannst du jede Verbindung sofort trennen.

Beim eigenen Schlüssel und beim Connector schließt du den Vertrag mit dem KI-Anbieter selbst (Schlüssel bzw. KI-Konto); es gelten dessen Bedingungen. Die Verarbeitung kann außerhalb der EU stattfinden, insbesondere in den USA; die Anbieter stützen Übermittlungen nach eigenen Angaben auf Angemessenheitsbeschlüsse oder Standardvertragsklauseln (Art. 45, 46 DSGVO). Prüfe vor der Nutzung, ob Eingaben zum Training verwendet werden, und nutze für Kundendaten nur geschäftliche Zugänge mit Auftragsverarbeitungsvertrag.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (von dir gewünschte Funktion). Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, erteilst du sie durch das aktive Verbinden bzw. Nutzen (Schlüssel hinterlegen, Connector erlauben, Datenschutz-Hinweis in Flow bestätigen); du widerrufst sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft, indem du den Schlüssel löschst, die Verbindung trennst oder Flow nicht mehr nutzt. Nutzt du keine KI-Funktion (Flow, „Flow fragen“, Auslesen von Unterlagen) und keinen Connector, findet keine Übermittlung an KI-Anbieter statt.

Trägst du Daten deiner Kunden, Interessenten, Partner oder anderer Personen ein, bist du dafür Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO: Du entscheidest, welche Daten du erfasst und wofür, und informierst die Betroffenen selbst (Art. 13 und 14 DSGVO). Zusätzlich gelten die Vorgaben deines Vertriebs, z. B. der tecis.

Bei der Registrierung bestätigst du: „Ich trage keine personenbezogenen Daten Dritter (z. B. von Kunden) ein – wie IBAN, Steuer-ID, Telefonnummern oder E-Mail-Adressen –, außer ich habe deren Einwilligung.“

Diese Daten liegen in deinem verknüpften Ordner. Der Anbieter verarbeitet sie – beim Anzeigen, Bearbeiten und kurzen Zwischenspeichern – ausschließlich in deinem Auftrag nach Art. 28 DSGVO; Einzelheiten regelt die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Sensible Angaben wie IBAN, Steuer-ID, Telefonnummern oder E-Mail-Adressen nimmt Beratungsflow nicht an.

Was du eintragen darfst, erklärt kurz die Seite Daten Dritter.

• Hoster in Deutschland: Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen (Auftragsverarbeitung)
• Dein Speicherdienst für den verknüpften Ordner (z. B. Microsoft OneDrive im Unternehmensportal) – nur, wenn du den Ordner dort verknüpfst; den Vertrag dafür hat dein Unternehmen bzw. du
• E-Mail-Dienstleister – sobald ein Mailversand eingerichtet ist: Sinch Mailjet SAS, Frankreich, Anschrift: [wird ergänzt] (Auftragsverarbeitung)
• KI-Anbieter – beim KI-Kontingent der vom Anbieter eingestellte (Anthropic PBC, OpenAI oder Google), sonst nur bei deiner eigenen Verbindung (siehe „KI-Anbieter und KI-Kontingent“)
• Partner, an die du selbst Anfragen sendest (z. B. Energievermittler)
• Deine Führungskräfte und deine Struktur im Rahmen des Organigramms
• Andere Nutzer – nur dein Anzeigename und deine Zeiten in Ranglisten und Rennen sowie deine Summen in der Rangliste der Zuversichtsberatung
• Zahlungsdienstleister – derzeit keiner: Pläne sind eine Vorschau, es wird nichts abgebucht. Mit der Freischaltung der Zahlung: [wird ergänzt]
• Behörden – nur, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind

Eine Weitergabe zu Werbezwecken oder ein Verkauf von Daten findet nicht statt.

• Kontodaten und Inhalte speichern wir, solange dein Konto besteht.
• Kündigst du einen bezahlten Plan, läuft dein Konto im Free-Plan weiter; deine Daten bleiben erhalten, bis du das Konto löschen lässt.
• Dein Konto löschst du selbst unter Einstellungen › Profil › „Konto löschen“ (mit Passwort und Bestätigung) oder per E-Mail an Organisation.levi@gmail.com. Beim Löschen in den Einstellungen entfernen wir sofort Konto, Anmeldungen, deine Inhalte in allen Bereichen, Dateien, Flow-Daten, Ranglisten-Einträge, Connector-Verbindungen und Nachrichten an dich im Postausgang; dein Platz im Organigramm wird ausgetragen. Gemeinsam genutzte Einträge (z. B. Veranstaltungen) und Einträge, die du für Partner angelegt hast, bleiben bei den anderen – ohne deinen Namen als Ersteller. Eine per E-Mail verlangte Löschung erledigen wir innerhalb von 30 Tagen. Sicherungskopien im gehosteten Betrieb werden mit dem regulären Sicherungszyklus überschrieben; Aufbewahrung der Sicherungen: [wird ergänzt].
• Sitzungen enden mit dem Abmelden, spätestens nach 30 Tagen. Connector-Zugänge gelten eine Stunde und lassen sich höchstens 30 Tage verlängern; nicht genutzte App-Registrierungen löschen wir nach 7 Tagen, das Protokoll der Connector-Verbindungen nach 90 Tagen.
• Ranglisten-Einträge (Spiele, Zuversichtsberatung), Spielstände und die Verbrauchswerte deines KI-Kontingents bleiben bis zur Löschung deines Kontos.
• Gesetzliche Aufbewahrungspflichten gehen vor, z. B. für Rechnungen und Buchungsbelege (§ 147 AO, § 257 HGB, derzeit 8 Jahre). Diese Daten sperren wir bis zum Fristende.
• Kundendaten in deinem verknüpften Ordner löschst du dort selbst. Den Zwischenspeicher auf unseren Servern (nur im Arbeitsspeicher) löschen wir automatisch: beim Abmelden oder Trennen des Ordners, nach 30 Minuten ohne Aktivität, spätestens nach 8 Stunden; sensible Angaben werden regelmäßig bereinigt.

• Auskunft über deine Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aus Gründen deiner besonderen Situation (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Wende dich dazu per E-Mail an Organisation.levi@gmail.com. Auskunft und Datenexport holst du dir jederzeit selbst unter Einstellungen › Profil › „Meine Daten herunterladen“ (eine JSON-Datei mit allen Daten zu deinem Konto); dort löschst du auch dein Konto. Betroffene, deren Daten du eingetragen hast, richten ihre Anfragen an dich; im gehosteten Betrieb unterstützen wir dich dabei.

Du kannst dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat, in dem du lebst oder arbeitest. Zuständig für den Anbieter ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart
www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

Wir erstellen keine Nutzungsprofile, setzen kein Tracking ein und treffen keine automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO. Kennzahlen, Ampeln und Ranglisten dienen nur deiner Arbeit, der Zusammenarbeit in deiner Struktur bzw. dem Spiel.

Wir schützen deine Daten mit technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, unter anderem:

• Passwörter nur als scrypt-Hash mit individuellem Salz, zeitkonstanter Vergleich
• Sitzungs-Cookie nur für den Server lesbar (HttpOnly, SameSite), nur über https
• Schutz vor Anfragen fremder Seiten (CSRF), Sicherheits-Header, Begrenzung von Fehlversuchen
• Rechteprüfung auf dem Server bei jedem Zugriff: eigene Daten, Regeln des Organigramms, Admin-Funktionen nur für den Administrator
• Connector mit OAuth 2.1 und PKCE, Tokens nur als SHA-256-Hash, kurze Laufzeiten, jederzeit trennbar
• Verschlüsselte Übertragung (TLS), Server in Deutschland, regelmäßige Sicherungen; Details: [wird ergänzt]
• Lokaler Betrieb: Der Schutz deines Rechners (Gerätepasswort, Festplattenverschlüsselung, Updates, Sicherungen) liegt bei dir

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Funktionen, der Betrieb (z. B. neue Speicherorte oder Dienstleister) oder die Rechtslage ändern. Es gilt die hier veröffentlichte Fassung; über wesentliche Änderungen informieren wir dich in der Plattform.