Auftragsverarbeitung

Verantwortlicher: du als Nutzerin oder Nutzer von Beratungsflow.
Auftragsverarbeiter: Levi Fritz, Tilsiterweg 9, 72285 Pfalzgrafenweiler („wir“).

Dieser Vertrag ist Bestandteil der Nutzungsbedingungen. Er kommt durch deine Zustimmung bei der Registrierung zustande, nach Änderungen durch deine erneute Zustimmung bei der Zustimmungs-Abfrage. Der Vertrag ist schriftlich abzufassen, was auch in einem elektronischen Format erfolgen kann (Art. 28 Abs. 9 DSGVO); Zeitpunkt und Version deiner Zustimmung speichern wir als Nachweis.

Gegenstand ist die Bereitstellung, der Betrieb, die Wartung und die Sicherung von Beratungsflow als Online-Dienst. Dabei verarbeiten wir die personenbezogenen Daten, die du in Beratungsflow einträgst oder hochlädst. Die Vereinbarung gilt für die Dauer des Nutzungsvertrags und darüber hinaus, solange wir noch Daten in deinem Auftrag verarbeiten. Deine eigenen Kontodaten verarbeiten wir als Verantwortlicher nach der Datenschutzerklärung.

• Speichern, Ordnen, Anzeigen, Berechnen (z. B. Kennzahlen, Rechner), Exportieren und Löschen deiner Inhalte
• Erzeugen von Dokumenten (PDF, Excel) und Nachrichten auf deine Veranlassung
• Weiterleiten an Empfänger, die du selbst wählst (z. B. KI-Anbieter mit deinem Schlüssel, Connector, Anfragen an Partner)
• Übermitteln an den von uns eingestellten KI-Anbieter, wenn du Flow über das KI-Kontingent nutzt
• Zwischenspeichern der Ordnerinhalte im Browser-Betrieb, nur im Arbeitsspeicher des Servers
• Sicherung, Wiederherstellung, Fehlersuche und Schutz vor Missbrauch

Zweck ist die Unterstützung deiner Beratungs- und Vertriebstätigkeit. Wir verarbeiten die Daten nicht für eigene Zwecke.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO, z. B. Gesundheitsdaten) sind nicht vorgesehen. Trägst du sie dennoch ein, ist das nur mit ausdrücklicher Einwilligung der Person zulässig (Nutzungsbedingungen, „Deine Pflichten bei Daten Dritter“).

Wir verarbeiten die Daten nur auf deine dokumentierte Weisung (Art. 28 Abs. 3 lit. a DSGVO). Weisungen sind diese Vereinbarung, die Nutzungsbedingungen und deine Bedienung von Beratungsflow; weitere Weisungen erteilst du in Textform. Halten wir eine Weisung für rechtswidrig, informieren wir dich unverzüglich. Sind wir gesetzlich zu einer Verarbeitung verpflichtet, teilen wir dir das vorher mit, sofern das Gesetz es nicht verbietet.

Zugang zu den Daten haben nur Personen, die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind; derzeit ist das nur der Anbieter selbst. Auf Inhalte greifen wir nur zu, soweit es für Betrieb, Sicherung, Fehlerbehebung oder deine Anfrage erforderlich ist.

Wir treffen die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, die in der Anlage beschrieben sind. Wir dürfen sie weiterentwickeln, solange das Schutzniveau nicht sinkt.

Du genehmigst die genannten Unterauftragsverarbeiter. Über beabsichtigte Änderungen informieren wir dich mindestens 30 Tage vorher; du kannst aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen und, wenn wir keine Lösung finden, den Vertrag außerordentlich kündigen. Wir verpflichten Unterauftragsverarbeiter vertraglich auf dieselben Datenschutzpflichten (Art. 28 Abs. 4 DSGVO).

Bei eigenem Schlüssel oder Connector beauftragst du KI-Anbieter über dein eigenes Konto bzw. deinen eigenen Schlüssel selbst; es gelten deine Vereinbarungen mit dem jeweiligen Anbieter, einschließlich dessen Auftragsverarbeitungsvertrag. Wir leiten Daten dorthin nur auf deine Veranlassung weiter.

Wir unterstützen dich mit geeigneten Maßnahmen bei Anfragen betroffener Personen (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch); vieles erledigst du direkt in Beratungsflow. Erreicht uns eine Anfrage direkt, leiten wir sie an dich weiter. Außerdem unterstützen wir dich bei Sicherheit, Meldungen von Datenschutzverletzungen, Datenschutz-Folgenabschätzungen und vorherigen Konsultationen (Art. 32 bis 36 DSGVO), soweit uns das möglich ist.

Wird uns eine Verletzung des Schutzes deiner Daten bekannt, informieren wir dich unverzüglich mit den Angaben nach Art. 33 Abs. 3 DSGVO, soweit sie uns vorliegen, und ergreifen Maßnahmen, um den Schaden zu begrenzen.

Nach Vertragsende löschen wir deine Daten oder geben sie dir nach deiner Wahl als Export zurück, soweit keine Pflicht zur Speicherung besteht. Wir halten sie bis zu 30 Tage zum Abruf bereit und löschen sie danach; Sicherungskopien werden mit dem regulären Sicherungszyklus gelöscht (Aufbewahrung der Sicherungen: [wird ergänzt]). Die Löschung bestätigen wir dir auf Anfrage in Textform.

Wir stellen dir die Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis der Pflichten nach Art. 28 DSGVO nötig sind, z. B. diese Vereinbarung, die Maßnahmen der Anlage und Nachweise des Hosters ([wird ergänzt]). Überprüfungen, auch vor Ort, ermöglichen wir nach rechtzeitiger Ankündigung zu üblichen Geschäftszeiten und ohne unverhältnismäßige Störung des Betriebs; der Nachweis kann auch über geeignete Zertifikate oder Testate erfolgen.

Im gehosteten Betrieb verarbeiten wir deine Daten in Deutschland; der E-Mail-Versand läuft in der EU. In Drittländer gelangen Daten nur, wenn du das selbst veranlasst – über einen KI-Anbieter mit eigenem Schlüssel oder Connector oder indem du Flow über das KI-Kontingent nutzt (dann an den eingestellten KI-Anbieter, in der Regel in den USA, auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework bzw. von EU-Standardvertragsklauseln, Art. 45, 46 DSGVO). Andere Übermittlungen erfolgen nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind und wir dich vorher informiert haben.

Für die Haftung gilt Art. 82 DSGVO; im Übrigen gelten die Haftungsregeln der Nutzungsbedingungen. Bei Widersprüchen geht diese Vereinbarung den Nutzungsbedingungen vor, soweit es um den Schutz personenbezogener Daten geht.

• Zutritt: Server in Rechenzentren der Hetzner Online GmbH in Deutschland mit Zutrittskontrolle; Nachweise des Hosters: [wird ergänzt]
• Zugang: Anmeldung mit Passwort (scrypt-Hash), Server-Verwaltung nur mit SSH-Schlüssel, Firewall mit nur den nötigen Ports
• Zugriff: Rechteprüfung auf dem Server bei jeder Anfrage; jeder sieht nur eigene Daten und die seiner Struktur nach dem Organigramm; Admin-Funktionen nur für den Administrator; Tokens und Schlüssel nur als Hash
• Trennung: Daten je Nutzer gekennzeichnet und logisch getrennt; Test- und Entwicklungssysteme nur mit fiktiven Daten
• Datenminimierung: Kundendaten liegen im Ordner des Nutzers; im Browser-Betrieb hält der Server sie nur im Arbeitsspeicher (gelöscht beim Abmelden, nach 30 Minuten ohne Aktivität, spätestens nach 8 Stunden), nie auf der Festplatte
• Weitergabe: Übertragung nur verschlüsselt (TLS); Exporte und Weiterleitungen nur auf Veranlassung des Nutzers
• Eingabe: Einträge werden mit Zeitpunkt und Ersteller gespeichert; Verbindungen von Connector-Apps werden ohne Tokens protokolliert
• Verfügbarkeit: regelmäßige Sicherungen, zusätzlich verschlüsselte Sicherungskopien an einem getrennten Speicherort in Deutschland; Wiederherstellung wird geprüft; Details: [wird ergänzt]
• Belastbarkeit: Begrenzung von Anfragen und Fehlversuchen, Fehler einzelner Funktionen beenden den Dienst nicht, zeitnahe Sicherheits-Updates
• Überprüfung: automatische Tests und Sicherheitsprüfungen vor Veröffentlichungen, Überprüfung dieser Maßnahmen mindestens jährlich
• Auftragskontrolle: Verarbeitung nur nach dieser Vereinbarung; Unterauftragsverarbeiter nur mit Vertrag nach Art. 28 Abs. 4 DSGVO